A história da implantação do PBdoc no Estado da Paraíba está diretamente ligada ao processo de transformação digital da administração pública estadual e à necessidade de modernizar a gestão documental dos órgãos governamentais. Utilizando como base tecnológica o SIGA-Doc, um software livre já consolidado na administração pública brasileira, fora realizadas adaptações na plataforma para adequa-las às exigências legais, administrativas e tecnológicas da realidade paraibana. Essa estratégia permitiu acelerar a implantação de uma solução robusta, reduzir riscos de desenvolvimento e construir uma plataforma que, ao longo dos anos, passou a adquirir identidade própria.
Até o ano de 2020, a gestão documental do Governo da Paraíba ainda era marcada por processos administrativos fortemente dependentes da circulação de documentos em papel e por soluções isoladas utilizadas por diferentes órgãos da administração pública. A tramitação física de processos, a necessidade de coleta presencial de assinaturas, os custos com impressão e arquivamento e a dificuldade em acompanhar a movimentação dos documentos representavam desafios recorrentes para a eficiência administrativa.
Esse cenário contrastava com um contexto nacional de crescente digitalização dos serviços públicos. A Lei Federal nº 12.527/2011, conhecida como Lei de Acesso à Informação, já havia reforçado a necessidade de ampliar a transparência e facilitar o acesso às informações públicas. No âmbito estadual, normas como a Lei nº 10.780/2016 e o Decreto nº 33.050/2012 estabeleceram diretrizes relacionadas à gestão documental e ao fortalecimento das políticas de governo digital, criando um ambiente favorável para a implantação de uma plataforma unificada de documentos eletrônicos.
Diante desse contexto, tornou-se evidente que a modernização da administração pública exigia uma solução capaz de substituir gradativamente os processos físicos por documentos digitais com validade jurídica, preservando a autenticidade, a integridade e a rastreabilidade das informações durante todo o seu ciclo de vida.
Ao avaliar as alternativas disponíveis, a CODATA e a Secretaria de Estado da Administração (SEAD) optaram por não iniciar um desenvolvimento do zero. A escolha recaiu sobre o SIGA-Doc, um software livre originalmente desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2ª Região, cuja utilização em ambiente de produção remonta a 2007 e que já havia demonstrado estabilidade e maturidade em diversos órgãos públicos brasileiros.
Mesa Virtual do SIGA-Doc (TRF2 - Justiça Federal)
Integração SP Sem Papel / SIGA-Doc
Tela de Login do SIGA-DocO SIGA-Doc já oferecia funcionalidades consideradas essenciais para uma plataforma moderna de gestão documental, como assinatura eletrônica, controle de acesso, tramitação digital, histórico completo das movimentações, criptografia consolidada e mecanismos de preservação documental. Além disso, sua adoção por instituições como o Conselho da Justiça Federal e sua influência em iniciativas como o SP Sem Papel reforçavam sua credibilidade como solução de referência para o setor público.
Embora tenha nascido a partir do código-fonte do SIGA-Doc, o PBdoc rapidamente passou por um amplo processo de customização conduzido pela equipe da CODATA. O objetivo era transformar uma solução originalmente concebida para o Judiciário Federal em uma plataforma alinhada aos fluxos administrativos do Poder Executivo estadual.
Essa adaptação envolveu alterações na estrutura organizacional do sistema para refletir a realidade dos órgãos estaduais, das lotações, dos cargos e dos diferentes perfis de usuários existentes na administração pública paraibana. Também foram incorporadas regras específicas relacionadas à legislação estadual, aos procedimentos definidos pelo Arquivo Público da Paraíba e às políticas de classificação e temporalidade documental adotadas pelo Estado.
Paralelamente às mudanças funcionais, o sistema recebeu adequações em sua infraestrutura para operar dentro do ambiente tecnológico da CODATA, incluindo políticas próprias de hospedagem, autenticação institucional, backup e governança tecnológica.
Na prática, o PBdoc deixou de ser apenas uma adaptação superficial do SIGA-Doc e passou a constituir uma plataforma própria, construída sobre uma base tecnológica consolidada, mas continuamente evoluída conforme as demandas da administração estadual.
Apresentação do Decreto Estadual nº 40.546 / 2020 do PBdoc
Tela de Login do PBdoc (Versão 1.4.2.0)
Mesa Virtual do PBdoc (Caixa de Entrada)O marco oficial dessa transformação ocorreu em 17 de setembro de 2020, com a publicação do Decreto Estadual nº 40.546, que instituiu o PBdoc como a plataforma oficial do Governo da Paraíba para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação e acesso aos documentos eletrônicos da administração pública estadual. A publicação no Diário Oficial ocorreu em 18 de setembro daquele mesmo ano, consolidando juridicamente a adoção da nova plataforma.
O decreto estabeleceu uma mudança de paradigma na gestão documental do Estado. A partir dele, o PBdoc deixou de representar apenas uma iniciativa tecnológica e passou a integrar oficialmente a política de modernização administrativa da Paraíba.
Entre seus principais objetivos estavam a substituição gradual dos processos físicos por documentos digitais, a padronização dos fluxos documentais entre os órgãos estaduais, o fortalecimento da segurança jurídica dos documentos eletrônicos e a redução dos custos operacionais associados à produção e circulação de papel.
A implantação do PBdoc foi planejada para ocorrer de forma progressiva. Em vez de migrar toda a administração pública simultaneamente, a estratégia adotada permitiu que cada órgão fosse incorporado à plataforma conforme sua preparação operacional e tecnológica.
Essa abordagem reduziu os impactos sobre o funcionamento da máquina pública e possibilitou que órgãos já integrados passassem imediatamente a produzir e tramitar documentos eletrônicos entre si, enquanto outras instituições ainda realizavam seu processo de adaptação.
A governança dessa implantação ficou sob responsabilidade conjunta da Secretaria de Estado da Administração e da CODATA, com acompanhamento do Comitê Gestor de Governança, responsável por coordenar as diretrizes de implementação e evolução da plataforma.
Outro aspecto relevante previsto pelo decreto foi o prazo concedido para adequação dos sistemas legados. Os órgãos estaduais passaram a dispor de até três anos para promover integrações, adaptar aplicações existentes e realizar as migrações necessárias, demonstrando que o PBdoc foi concebido desde sua origem como uma plataforma centralizadora, capaz de conviver temporariamente com sistemas já existentes enquanto o processo de transformação digital era concluído.
Dois anos após sua instituição oficial, o PBdoc já apresentava um nível significativo de maturidade operacional. Em junho de 2022 foi publicada a segunda versão do Manual Oficial do sistema, documento que consolidou procedimentos, boas práticas e funcionalidades voltadas aos usuários da administração estadual.
O manual documentou recursos como criação de documentos, abertura de processos administrativos, assinatura eletrônica, tramitação entre unidades, arquivamento, buscas documentais e utilização da Mesa Virtual, refletindo um sistema que já havia ultrapassado a fase inicial de implantação para tornar-se parte da rotina administrativa do Governo da Paraíba.
Nesse período, também ficou evidente que a equipe da CODATA havia assumido um papel permanente na evolução da plataforma. Novas funcionalidades passaram a ser desenvolvidas especificamente para o contexto estadual, ampliando gradativamente o distanciamento entre o PBdoc e o projeto original do SIGA-Doc. Recursos como integrações institucionais, ambientes de treinamento, melhorias na Mesa Virtual, evolução contínua das versões e adaptações voltadas aos órgãos estaduais demonstram que o sistema passou a seguir uma trajetória própria de desenvolvimento.
Capa do Manual Básico de Operações do Sistema PBdoc V2 (2022)
Mesa Virtual do PBdoc (Versão 1.5)
Processo Administrativo Eletrônico e Fluxograma de Tramitação no PBdocA adoção do PBdoc representou uma das principais iniciativas de transformação digital da administração pública paraibana. A estratégia de reutilizar um software livre já consolidado permitiu ao Estado reduzir o tempo necessário para disponibilizar uma plataforma segura e juridicamente confiável, concentrando seus esforços na adaptação às necessidades locais em vez de reconstruir funcionalidades já maduras.
Ao longo dos anos, o PBdoc deixou de ser apenas uma adaptação do SIGA-Doc para tornar-se uma solução própria da administração estadual, acumulando experiência operacional, novas integrações e evoluções tecnológicas que posteriormente serviriam de base para a concepção do Novo PBdoc. Essa nova etapa busca modernizar completamente a arquitetura da plataforma — com tecnologias como Vue.js, Spring Boot, Java 21, APIs REST e novos serviços — preservando, entretanto, o conhecimento institucional e a experiência adquirida desde a implantação iniciada em 2020.
