Visão geral do processo 100% digital, validade jurídica, ciclo de vida do documento (Minuta, Finalizado, Assinado, Em Trânsito e Arquivado), composição da numeração oficial e regras de ações reversas.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• O que o PBdoc faz

• Os dois tipos de documento (Expediente vs. Processo)

• Papéis em um documento (Cadastrante, Subscritor, Cossignatário, Gestor, Interessado)

• Onde os documentos ficam (Lotação e Mesa Virtual)

• A vida de um documento em 5 etapas

• Como ler um número de documento

Procedimentos de autenticação unificada pelo SSO da CODATA, troca periódica e recuperação de senha, seleção e alternância entre múltiplas lotações de trabalho, consulta histórica no Acervo do Usuário e tradução com o VLibras.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Primeiro acesso e login único

• Troca e recuperação de senha

• Trocar de lotação de trabalho

• Acervo do Usuário (consulta histórica de assinaturas pós-desvínculo)

• Acessibilidade em Libras (VLibras com avatar 3D)

Navegação completa nas pastas de trabalho da lotação: Caixa de Entrada, Tramitados, Arquivo Setorial, Minutas e Favoritos. Ações em lote e mesa específica do Canal Institucional das Prefeituras.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Estrutura das pastas da Mesa Virtual

• Caixa de Entrada e documentos aguardando recebimento

• Minutas e rascunhos em elaboração

• Tramitados e Arquivo Setorial

• Ações em lote (receber, assinar, tramitar)

• Mesa do Canal Institucional da Prefeitura

Utilização da Busca Rápida por número e Busca Avançada combinando parâmetros (assunto, período, tipo de documento, subscritor e interessado). Diferenciação entre consulta local e validação por QR Code.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Busca Rápida por número oficial ou temporário

• Busca Avançada com filtros combinados

• Busca por Pessoa, CPF e Lotação

• Diferenças entre Busca local e Validação documental por QR Code

• Resolução de dúvidas em buscas sem resultados

Passo a passo para cadastro de novos documentos a partir de modelos padronizados, definição de subscritor e cossignatários, redação no editor integrado, finalização com numeração oficial e duplicação de peças.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Criar documento a partir de modelo pré-definido

• Preenchimento de campos obrigatórios e classificação

• Inclusão de cossignatários internos e externos

• Edição do texto e salvamento de minutas

• Finalizar documento e geração de número definitivo

• Duplicação e criação de novas vias

Fluxo de aposição de assinaturas com senha institucional, certificados digitais ICP-Brasil e assinatura externa por link para usuários sem vínculo via autenticação Gov.br.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Assinar com senha institucional

• Assinar com Certificado Digital ICP-Brasil (Token/Smartcard)

• Assinatura em lote na Mesa Virtual

• Inclusão e assinatura de Cossignatário Externo via Gov.br

• Carimbo de tempo e rastreabilidade jurídica

Fluxos avançados de movimentação: tramitar para outro setor, receber documentos, desfazer trâmite, arquivar/desarquivar, juntadas (anexação vs. apensamento), anexação de mídias, gestão de sigilo e paginação em volumes.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• 7.1 Tramitar documento para outros setores (pág. 26)

• 7.2 Receber, desfazer trâmite, arquivar e desarquivar (pág. 31)

• 7.3 Juntar, apensar, incluir documento e incluir cópia (pág. 34)

• 7.4 Cancelar documento e desfazer cancelamento (pág. 44)

• 7.5 Anexar, assinar e remover arquivos e mídias (pág. 48)

• 7.6 Sigilo e níveis de acesso (Público, Restrito, Sigiloso) (pág. 52)

• 7.7 Paginação e controle de volumes do processo (pág. 56)

Exportação e download do processo ou expediente compilado em PDF, estampa de folha de rosto, rol de assinaturas e verificação pública de autenticidade por leitura de QR Code.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Download do documento individual ou processo completo

• Composição do PDF com termo de encerramento e paginação

• Rol de assinaturas e autenticação eletrônica

• Validação pública de autenticidade via QR Code

Configuração de avisos e notificações do sistema por e-mail e alertas na Mesa Virtual nos eventos de recebimento, trâmite, solicitações de assinatura e inclusão em processos.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Notificações de pendências na Mesa Virtual

• Avisos automáticos de recebimento e juntada

• Cadastro de telefone para alertas

• Gestão de canais de notificação

Recursos de produtividade pessoal e de equipe para marcar processos prioritários na pasta Favoritos e registrar anotações internas de instrução sem alteração do texto oficial.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Favoritar documentos e processos para acesso rápido

• Criar e editar anotações setoriais internas

• Diferença entre anotação interna e despacho formal

• Permissões de gestor e interessado em anotações

Geração e regras de segurança para compartilhamento de links de documentos e anexos, controle de permissões por nível de acesso e direcionamento seguro.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Como gerar e enviar link de compartilhamento

• Validação de permissão e tela de Acesso Negado

• Redefinição de acesso para inclusão de novas pessoas ou setores

• Compartilhamento de mídias e arquivos externos

Trilha completa e imutável de auditoria: linha do tempo de todos os atos praticados, despachos, assinaturas, juntadas, trâmites e ações reversas com data, hora e responsável.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Visualização da linha do tempo histórica

• Rastreabilidade de cada movimentação

• Registro de ações reversas no histórico

• Transparência e conformidade arquivística

Dicionário técnico em ordem alfabética contendo as definições de todos os termos do processo administrativo eletrônico utilizados no PBdoc.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Glossário de termos de A a Z

• Definições de Apensamento, Autuação, Certidões, Desentranhamento, Juntada, Níveis de Acesso, Volume e Vias

• Referência rápida para esclarecimento de dúvidas conceituais

Tabela técnica compilando todas as regras de negócio do sistema: estado exigido, ator competente, pré-condições, restrições operacionais, resultados e ações reversas.

Tópicos detalhados neste capítulo:

• Matriz completa das RNs (Regras de Negócio)

• Regras de Trâmite, Assinatura, Cancelamento e Sigilo

• Regras do Canal Institucional das Prefeituras

• Regras de Acessibilidade VLibras